17. März 2020

Corona Lockdown - mach das Beste daraus

Was können KMU tun, um gestärkt aus der Corona-Krise zu gehen?

Die Welt im Ausnahmezustand

Es herrscht Ausnahmezustand in der Schweiz und in weiten Teilen der Welt. Das Corona-Virus hat innert kurzer Zeit unser Leben verändert und das Schlimmste ist noch nicht überstanden. In solchen Zeiten gilt es einen kühlen Kopf zu bewahren und in erster Linie sich, die eigene Familie, seine Mitarbeiter und Kunden zu schützen. Das BAG versorgt uns mit den entsprechenden Weisungen. So schlimm die Situation auch ist und noch kommen wird, sie wird vorbei gehen und der Alltag wird wieder einkehren. Doch vorerst bleibt die Lage angespannt, vermutlich müssen wir uns für mehrere Wochen oder gar Monate darauf einstellen.

Virus image

Foto: Pixabay

Die Phasen einer Krise

Jede Krise verläuft in Phasen. Ob es nun der Verlust eines lieben Menschen ist oder eine weltumspannende Krise, wie wir sie gerade mit dem Corona-Virus erleben. Das Krisenmodell des Schwedischen Psychoanalytikers Johan Cullberg gliedert eine Krise in vier Phasen

  1. Schockphase (Verleugnung, Verzweiflung)
  2. Reaktionsphase (Unklarheit, Aktivität)
  3. Bearbeitungsphase (Besonnenheit, Strategie)
  4. Neuorientierungsphase (Erkenntnisse, Anpassung)

Ich bin kein Psychoanalyst, aber ich vermute mal, wir stecken aktuell irgendwo zwischen Phase 2 und 3. Wir haben klare Handlungsanweisungen und versuchen uns damit einzurichten. Als KMU ist aber noch vieles unklar. Wie organisiere ich mich neu? Was kann ich machen, um die schlimmsten Ausfälle zu verhindern? Wie geht es nachher weiter? Winston Churchill soll mal gesagt haben: «Never Waste a Good Crisis». In diesem Sinne - machen wir das Beste aus der Situation.

Was kann ein KMU denn nun tun?

Als Allererstes geht es klar darum, die Weisungen des Bundes einzuhalten und Menschenleben zu schützen. Ein grosses Problem für KMU werden die zu erwartenden Umsatzeinbussen sein, die je nach Branche, nicht mehr aufholbar sein werden. Hier hat der Bundesrat grosszügige und unkomplizierte Hilfe in Aussicht gestellt. Noch ist jedoch unklar wie genau das funktionieren soll. Neben den unmittelbaren Herausforderungen gilt es aber weiter in die Zukunft zu schauen und die Krise auch als Chance zu sehen. Durch den erzwungenen Lockdown haben KMU Zeit, sich um strategische Fragen zu kümmern und die eigenen Prozesse zu optimieren.

Homeoffice

Foto: Andrew Neel, Unsplash

Home-Office - nutze digitale Helfer

Klar, Kontakt zu Kollegen und Kolleginnen ist wichtig, wie auch die produktive Zusammenarbeit. Aber auch im Home-Office lässt sich mit den richtigen Tools effizient zusammenarbeiten. Bei vielen KMU fehlt aber die Infrastruktur. Die gute Nachricht - es braucht kein grosses IT-Projekt, um die Zusammenarbeit auf Distanz zu ermöglichen. Die folgenden vier Tools helfen KMU, Home-Office auch kurzfristig zu ermöglichen.

1. Auf Distanz in Kontakt bleiben

Unkomplizierte und schnelle Kommunikation, das ist mit einem Team Messenger einfach möglich. Ein grosser Vorteil gegenüber E-Mails ist der Chat-Verlauf, den jeder Berechtigte jederzeit einsehen kann. Mit einem Team Messenger kannst du auch verschiedene Channels erstellen. So können Projekt-Gruppen oder Kategorien definiert werden, bei denen nur bestimmte Leute eingeladen sind und sich über Themen unterhalten.

Die beiden wichtigsten Team Messenger für KMU sind Slack und Microsoft Teams. Beide Tools sind in einer kostenlosen Version verfügbar. Wenn in eurem Unternehmen bereits Office 365 im Einsatz ist, würde ich zu Microsoft Teams greifen. Ansonsten nimm das Tool, mit dem du dich am wohlsten fühlst.

2. Video-Konferenz für face-to-face Besprechungen

Gewisse Gespräche oder Gruppenmeetings funktionieren einfach besser, wenn man sich sehen kann. Genau dafür bieten sich Video-Call-Tools an. Für KMU sind Skype und Zoom gute Lösungen. Beide Tools gibt es in einer kostenlosen Version. Mein Favorit ist Zoom, da es aus meiner Sicht die bessere Funktionalität mit sich bringt.

3. Planung von Projekten und Arbeiten

Viele von euch verwenden vermutlich bereits das eine oder andere Projektmanagement-Tool. Aber besonders, wenn gewisse Kommunikationswege im Home-Office wegfallen oder zumindest weniger direkt werden, ist wichtig, dass alle klar wissen, wann wer was zu tun hat. Für KMU ist aus meiner Sicht Trello das ideale Tool, um Arbeiten und Projekte für alle verständlich zu managen. Die kostenlose Version von Trello wird für die meisten KMU ausreichen.

4. Dokumente in der Cloud

Ist man verbunden und koordiniert, geht es dann irgendwann ans tatsächliche, gemeinsame Arbeiten. Dokumente und Tabellen wollen verwaltet und bearbeitet, Dateien hin und her geschoben werden. Am besten geht das mit Onlinespeichern und ihren zugehörigen Tools, wo ihr möglichst viel zentral an einer Stelle habt und mit eurem Team zusammenarbeiten könnt. Sofern bei euch Office 365 und OneDrive im Einsatz ist, könnt ihr das verwenden. Ansonsten ist sind die Tools von Google hervorragend geeignet, in Teams an Dokumenten zusammenzuarbeiten.

Learning

Foto: Sincerely Media, Unsplash

Nutze die gewonnene Zeit

Wenn dein Business durch den Lockdown still steht oder zumindest stark eingeschränkt ist, gewinnst du Zeit für Dinge, für die du sonst nie Zeit hast. Nutze diese Phase um dich und dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Experten sagen, dass die Corona-Krise die Digitalisierung weiter vorantreiben wird. Der Onlinehandel ist da nur ein Thema.

1. Wie werden Kunden auf dich aufmerksam?

Die Recherche findet online statt. Wie wirst du auf Google gefunden? Ist dein Online-Marketing effizient und effektiv? Lese dich in diese Themen ein und leg dir eine Strategie zurecht, wie du dein Unternehmen online erfolgreicher vermarkten kannst.

Überlege dir zum Beispiel, welche Sorgen und Probleme deine Kunden haben und wie du mit deinem Angebot dazu beitragen kannst, die Probleme deiner Kunden zu lösen. Jetzt in der Krise, aber auch vor allem nachher. Mach deine Webseite fit für die Kunden von heute. Wertvolle Inhalte, die helfen und nicht nur verkaufen wollen, ziehen Kunden an, wecken Vertrauen und zeigen Expertise. Arbeite dich in die Themen Suchmaschinenoptimierung und Online-Werbung ein. Als KMU hast du hier ein enormes Potenzial, das du bearbeiten kannst.

Meine Lesetipps dazu:

2. Sind deine Prozesse schon digital?

Nutzt dein Unternehmen noch Checklisten und Ferienanträge auf Papier? KMU erkennen, dass digitale Prozesse viel Arbeit abnehmen können und treiben nach und nach ihre digitale Transformation voran. Dabei muss es nicht immer ein riesiges IT-Projekt oder die Einführung von SAP sein. Für KMU bieten sich hier Workflow Automation Tools wie zum Beispiel Pipefy an. Mit Pipefy können Prozesse ohne Programmieraufwand digital abgebildet und optimiert werden. Bereits bestehende Tools können angebunden und in den Prozess-Workflow integriert werden. Für bis zu 5 Prozessen und 10 Benutzern ist Pipefy kostenlos. Ich habe meine Prozesse mit Pipefy automatisiert und bin begeistert davon.

Meine Lesetipps dazu:

3. Ist dein Marketing und Verkauf effizient und effektiv?

Auch in Marketing und Sales macht die Digitalisierung nicht Halt. Marketing-Automatisierung ist deshalb so erfolgsentscheidend, da im Marketing meist zu wenig personelle Ressourcen vorhanden sind – auf Kosten von Quantität und Qualität: Ein bisschen Social Media da, ein wenig Newsletter dort und an die Aktualisierung der Webseite denkt sowieso keiner. Wenn alltägliche Marketingaufgaben aus Zeitmangel vernachlässigt werden, übernimmt die Marketing-Automation systematisch und verlässlich.

Mein Favorit für die Marketing-Automation ist SharpSpring, aber auch mit Mailchimp lässt sich einiges automatisieren. Eine ausführliche Liste findet ihr unten.

Meine Lesetipps dazu:

Fazit

Die aktuelle Corona-Krise verändert unser Leben und vermutlich auch unsere Zukunft. Viele KMU schauen besorgt auf die sich immer weiter verschlimmernde Situation. In einer ersten Phase gilt es durch Einhalten der vom Bund empfohlenen Massnahmen Menschenleben zu schützen. Unzählige digitale Helferlein stehen heute zur Verfügung, um die Zusammenarbeit über Distanz zu ermöglichen. Setze diese Tools ein und schütze deine Mitarbeiter, indem du ihnen Home-Office ermöglichst.

Als Unternehmer/-in ist es aber unsere Aufgabe, in die Zukunft zu schauen und uns auf die veränderte Situation einzustellen. Nutze die Zeit um dich in neue Themen einzuarbeiten. Die Digitalisierung erfährt durch die aktuelle Situation einen enormen Schub. Bereite dein KMU darauf vor.